Dobrze zorganizowana archiwizacja gwarancją bezpieczeństwa i porządku danych

Pomimo tego, że żyjemy w erze cyfryzacji, gdzie prawie wszystko da się załatwić przez Internet, począwszy od zakupów, a skończywszy na sprawach urzędowych, klasyczna dokumentacja w formie papierowej często stanowi dla nas bezpieczne zaplecze. Skrupulatnie zbieramy paragony na wypadek reklamacji, latami przechowujemy karty gwarancyjne, czy też wszelkiej maści zaświadczenia i potwierdzenia. W końcu zawsze warto mieć wszystko na papierze, czyż nie? Papierowe kopie, bądź oryginały dokumentów są również wszechobecne w miejscu naszej pracy. Także i tutaj preferujemy papierową dokumentację dotyczącą wymogów prawnych, polityki firmy. W sytuacji, w której niemal każdy dokument może mieć kluczowe znaczenie w bieżących bądź przyszłych sprawach firmy, produkowanych akt jest coraz więcej. Stąd rosnąca potrzeba odpowiedniego zarządzania, przechowywania oraz niszczenia istniejącej dokumentacji.

Dokumentacja o czasowym znaczeniu i charakterze dotyczącym danego przedsiębiorstwa, czy też jego pracowników, wytwarzana w prywatnych firmach, spółkach i instytucjach państwowych z punktu widzenia archiwalnego ma kategorię B, co oznacza, że po upływie określonego czasu powinna zostać zniszczona. Długość przechowywania poszczególnych typów dokumentacji jest ściśle regulowana przez szereg ustaw. Dodatkowo w myśl RODO dokumentacja zawierająca dane osobowe nie powinna być przetrzymywana dłużej niż jest to konieczne. Dotkliwe sankcje za nieprzestrzeganie postanowień RODO, czy też potencjalna grzywna na skutek kontroli czynią prawidłową archiwizację dokumentów niezwykle ważnym procesem.

Każda firma wytwarza, przetwarza i gromadzi dokumentację różnego rodzaju: dokumenty finansowe, kadrowo-płacowe, dokumentację medyczną, dokumenty kontraktowe z innymi przedsiębiorcami etc. Sumienne i prawidłowo uporządkowanie dokumentów powinno być procesem stałym i odpowiednio nadzorowanym przez wyznaczonych do tego pracowników, najlepiej wykształconych archiwistów, którzy rzetelnie i fachowo podejdą do swoich obowiązków. Inaczej niekontrolowany chaos w dokumentach bądź nieodpowiednie, zbyt szerokie grono osób dopuszczone do ich treści, mogą skutkować wyciekami informacji, czy to przez błąd ludzki, zaniedbanie, czy celowe działanie na szkodę przedsiębiorstwa.

Uporządkowane i dobrze zorganizowane archiwum to jednak nie tylko gwarancja bezpieczeństwa informacji. To także istotne ogniwo w procesie zarządzania dokumentacją. Jedną z kluczowych funkcji archiwum jest składowanie akt w taki sposób, aby w relatywnie szybkim czasie uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów. Chronologiczne i rzeczowe pogrupowanie akt, segregatorów, teczek, czy pudeł, a także ich odpowiedni opis są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania archiwum. Porządek w aktach zwiększa efektywność pracy, ale także jest gwarantem sprawnego przejścia kontroli na wezwanie sądu czy urzędu żądającego dostępu do wskazanych dokumentów. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować dotkliwymi karami. Jednakże przeszkodą na tym polu może być nie tylko bałagan, ale także nieprawidłowe zaplecze archiwalne, czyli brak ogrzewania, albo wilgoć. Tworząc zaplecze archiwalne warto zwrócić uwagę na samym początku na to, czy pomieszczenie będzie spełniało swoją rolę.

Nieodzownym elementem każdego sprawnie zarządzanego archiwum jest ewidencjonowanie akt. Porządek w archiwum zakładowym pozwala nam w szybkim czasie zlokalizować interesujące nas dokumenty, a odpowiedni wykaz powinien informować nas, co w ogóle jest w nim przetrzymywane. Prowadzenie i aktualizowanie rejestru pozwoli nam uniknąć przechowywania akt po terminie wyznaczonym do ich zniszczenia. W ten sposób zachowujemy porządek, działamy w świetle przepisów prawa, zwalniamy przestrzeń na nowe, stale wytwarzane dokumenty. Pamiętajmy także, aby dokumenty przeznaczone do utylizacji niszczyć w odpowiedni sposób, zgodnie z obowiązującymi normami, gdyż tylko wtedy mamy gwarancję bezpieczeństwa informacji firmowych. Jeśli okresowe porządkowanie archiwum przerasta nasze możliwości, może warto poszukać wsparcia w firmach zewnętrznych, zajmujących się prowadzeniem składnic akt, bądź odpowiednim, a przede wszystkim bezpiecznym niszczeniem zbędnych dokumentów.

Źródło: https://niszczeniedokumentow.eu